Dal Lead alla Fatturazione, con Offerte e Firma Online a Valore Legale integrata.
Cliente: Business Cloud Srl
1. Cliente e Settore
Business Cloud Srl è una società di consulenza societaria e finanziaria specializzata in riorganizzazioni aziendali, costituzione di holding e protezione del patrimonio. Offre soluzioni strategiche personalizzate a imprese e professionisti, con un approccio integrato che unisce competenze legali, fiscali e finanziarie.
Il loro obiettivo principale è guidare i clienti attraverso processi di crescita e ottimizzazione, assicurando solidità e continuità nel tempo.
2. Problema Principale
Business Cloud Srl utilizzava sistemi separati e workaround per gestire il ciclo di vita dei clienti: il CRM era scollegato dal project management, l’invio delle offerte avveniva tramite Google Drive (col rischio di perdere documenti), e per commissioni, cashflow e report si ricorreva a Excel. Questa frammentazione provocava inefficienze e una visione parziale dei dati, impedendo alla titolare di avere un controllo completo e centralizzato sui processi.
Feedback della Cliente
“Ero stanca di saltare da un software all’altro per CRM, offerte e gestione del cashflow. Perdevamo tempo e documenti, e non avevamo mai una visione chiara di tutto il flusso di lavoro.”
3. Soluzione
Abbiamo realizzato un gestionale completamente personalizzato, progettando da zero la struttura dati e definendo in collaborazione con la cliente le funzionalità chiave. Lo sviluppo modulare, con rilasci progressivi di ogni milestone, ha permesso di ottenere un sistema che integra CRM, gestione delle offerte e project management in un’unica piattaforma, garantendo una personalizzazione totale e aderente ai flussi di Business Cloud Srl.
Tra le funzioni di spicco rientrano la firma online con OTP a valore legale, il calcolo automatico delle commissioni, lo scadenzario per i pagamenti e la fatturazione proforma, il tutto gestito in con un unico accesso.
Molteplici le funzionalità integrate, di seguito un elenco sintetico non esaustivo:
- inserimento del Lead da parte del commerciale nel CRM per gestire Pipeline di vendita e Offerta di Prima Consulenza
- tracciamento varie attività nel CRM
- strumento per creazione di Riunioni, con invio di un set di date, tipo sondaggio, per incrociare le agende
- integrazione con Calendario
- trasformazione del lead in cliente, creazione relativo pannello per scambio documenti e messaggi
- Inserimento Progetto relativo ad uno specifico cliente
- Nel progetto redazione di una o più offerte per servizi, attraverso l’inserimento di un set di prodotti preconfigurati e personalizzabili
- Generazione PDF offerta
- Firma dell’offerta con invio OTP e raccolta dati obbligatori per legge
- Ogni prodotto dell’offerta diventa un task/attività che può essere assegnata ad un consulente, che riceverà relativa notifica
- Gestione del task e delle lavorazioni, messaggi e commenti, report e notifiche
- Generazione Log attività
- Calcolo delle provvigioni commerciali con logiche di maturazione
- Calcolo compensi degli Specialisti che operano sui task
- Gestione dei pagamenti dei clienti all’interno del Progetto
- Scadenzario per inserimento promemoria
- Generazione Fatture Proforma, legate ai pagamenti dell’offerta
- Dashboard operativa per CEO
- Dashboard operativa per i vari livelli account
- Reportistica avanzata e statistiche
4. Risultati Rilevanti
- Migliore utilizzo del tempo: riduzione di circa il 30% delle ore spese in attività amministrative, grazie all’integrazione di CRM, offerte e gestione progetti in un’unica piattaforma.
- Incremento di nuovi clienti: con i processi più snelli, Business Cloud Srl ha potuto investire maggiormente in marketing, aumentando il fatturato di circa il 20% nel primo semestre.
- Riduzione degli errori: l’automazione delle procedure (come la creazione delle offerte e il calcolo delle commissioni) ha abbattuto gli errori di inserimento dati e duplicazione.
- Risparmio su nuove assunzioni: nonostante l’aumento del carico di lavoro, l’azienda non ha dovuto integrare nuove figure, grazie a un’organizzazione più snella e a task gestiti in modo centralizzato.
5. Takeaway
Questo progetto mostra che, anche se ogni realtà ha esigenze particolari, molte procedure e flussi operativi sono simili. Grazie a un approccio “80% standard + 20% personalizzato”, un gestionale costruito sulle effettive necessità di aziende affini può ripagarsi già nel primo anno, riducendo costi di personale e materiali e liberando risorse per attività di marketing e sviluppo del business.
Vuoi scoprire se possiamo replicare questo successo anche nella tua azienda? Contattaci per una consulenza personalizzata.
